Este artículo va dirigido a empresarios, empresarias y emprendedores de empresas pequeñas y medianas. A autónomos y sociedades que, aunque no tienen un volumen muy grande de negocio, tienen todas las responsabilidades de cualquier compañía.
Antes de empezar, quiero hacer un inciso sobre las grandes compañías.
Las grandes compañías que cotizan en bolsa suelen tener auditorías anuales.
Pero hay otras compañías que, a pesar de que no cotizan por el importe neto de la cifra de negocio, número medio de trabajadores o su cifra de activo, tienen la obligación de ser auditadas.
¿QUÉ OCURRE CON LAS EMPRESAS QUE NO SON AUDITADAS?
Hay empresas que son mucho más pequeñitas y no tienen obligación de ser auditadas, sin embargo tienen responsabilidades igual que las demás.
¿Y qué ocurre entonces?
Algunos empresarios se relajan y no revisan sus cuentas.
Dado que nadie acude a chequear que todo esté en orden, se despistan y no toman las medidas necesarias para organizar y gestionar su negocio de forma adecuada.
Esto provoca que la salud financiera de la compañía se vea tremendamente afectada y, como consecuencia, la persona en el puesto de gerencia, se angustia por los diversos problemas que van apareciendo con Hacienda y o con la seguridad social.
Por ese motivo, en este artículo te propongo pautas y herramientas de salud financiera para PYMES.
Llevo muchos años dedicada al mundo de la empresa.
Mi especialidad siempre fue auditoría financiera y me he dedicado durante muchos años a poner en orden las finanzas de las empresas, creando un sistema de trabajo que permita a sus propietarios gestionar con facilidad sus negocios.
Para que logren cumplir sus objetivos en volumen de facturación, beneficios propuestos, etc.
El mundo de la gestión de la empresa es un mundo que puede ser fácil, pero también se puede convertir en una pesadilla.
Y a veces los autónomos/as y gerentes de pymes no tienen los conocimientos necesarios para llevar a cabo esta gestión.
Y además, hay algo que me encuentro con frecuencia en las empresas y equipos a los que ayudo o mentorizo:
Algunos empresarios y empresarias delegan cien por cien su gestión en una gestoría y se despreocupan de todo.
Este es un grave error.
Las gestorías son super eficientes y cumplen con todo, sin embargo en alguna ocasión me he encontrado con alguna que no ha presentado a tiempo impuestos y cuentas anuales por falta de información.
Incluso si tu gestoría es muy eficaz te recomiendo siempre hacer un doble check y revisarlo todo.
En última instancia el administrador , la persona a cargo de la empresa es responsable del cumplimiento de todas las obligaciones, no es responsabilidad de la gestoría.
Por ese motivo, es muy importante que tengas los conocimientos adecuados para gestionar bien el área financiera de tu empresa.
Necesitas saber en todo momento cómo va tu tesorería, cómo te están pagando tus clientes, si te han presentado y si has pagado los impuestos.. y otros muchos aspectos. En definitiva, cómo se encuentra la salud financiera de tu empresa.
A continuación, te voy a proponer una serie de áreas a revisar en tu empresa. Con tips y herramientas para que puedas ocuparte de esas gestiones.
Mi propuesta es que te pongas en marcha y revises, o como mínimo te cuestiones, y así, cuando tengas que cerrar el mes o el año, tengas absoluta tranquilidad.
Es necesario que te sientes a revisar cómo ha ido tu empresa, cómo han ido tus números.
Para una buena salud financiera para PYMES, te recomiendo revisar adicionalmente las siguientes áreas:
- El área de clientes.
- El área de proveedores y acreedores.
- El área de impuestos.
- El área de inmovilizados.
- El área de stock.
- El área de tesorería.
- El área de deudas.
- El área de seguros.
- El área de recursos humanos.
EL ÁREA DE CLIENTES
La primera clave para la salud financiera para PYMES es revisar el área de clientes.
Para ello, te invito a hacer las siguientes preguntas:
¿Has facturado todas las ventas que has llevado a cabo?
Obviamente, si tu compañía se dedica a venta de productos, al momento de realizar una entrega, lo normal es que tu aplicación de stock refleje la salida de almacén y genere una factura.
Si por el contrario, en tu empresa aún no dispones de un sistema de gestión informatizado, te recomiendo chequear si todas las salidas de almacén, están facturadas y reportadas como ventas a efectos contables y fiscales. El no llevar un registro a través de una aplicación, sino de forma manual, hace que en ocasiones haya descuadres.
¿Tu volumen de negocio está distribuido en diferentes clientes?
Es decir, ¿Cómo distribuyes el peso de tu facturación , en unos pocos o en varios clientes?
Cuidado aquí que este es un área de riesgo.
Si tú el peso de tu facturación está en uno, dos o tres clientes solamente,
¿Qué le pasaría a la estabilidad de tu empresa si uno te falla?
Después de la última situación mundial muchas empresas han sufrido y han tenido que cerrar, así que ahora, más que nunca, revisa si estás poniendo demasiado peso en pocos clientes y toma medidas al respecto para diversificar el riesgo.
¿Has cobrado todas las facturas a todos tus clientes?
Es más, ¿Te pagan tus clientes en la fecha que habéis establecido? ¿Tienes algún sistema de chequeo para ver si lo que has facturado lo has cobrado? ¿Tienes alguna manera de revisar cuál es el período medio de cobro?
Estas son las cuestiones que te invito a reflexionar.
Es posible que tengas pocos clientes y pocos cobros, pero a lo mejor tu negocio funciona por volumen y además concedes forma de pago a tus clientes.
Revisa si todo lo facturado es correcto y si ya lo has cobrado.
Facturar está bien pero lo importante es cobrar.
Mira a ver si tú mismo/a, o alguien en tu compañía, puede revisar de vez en cuando cómo van esos cobros.
¿Todos tus clientes son rentables?
Otra clave para la salud financiera para PYMES es revisar la rentabilidad de tus clientes.
Hay clientes que no son rentables.
Son esos clientes a los que les dedicas mucho tiempo, mucha energía y luego al final apenas ganas dinero con ellos.
Es decir, puedes mover mucho volumen de facturación, pero al final estás ahí, en el break even, en el punto de equilibrio, donde lo que ingresas con ese cliente es igual a lo que gastas con ese cliente, o incluso en ocasiones pierdes dinero y no te has parado a analizarlo.
Es posible que estés invirtiendo mucho tiempo y recursos en clientes que no son rentables.
Te invito a repasar si de entre tus clientes hay alguno que no sea rentable y toma una decisión. Del mismo modo, revisa cómo son las relaciones con tus clientes. Quizá esto no influye directamente en la rentabilidad de tu negocio pero sí en tu salud mental y emocional.
EL ÁREA DE PROVEEDORES Y ACREEDORES
El siguiente área a revisar para una buena salud financiera para PYMES es el área de proveedores y acreedores.
Aquí necesitas controlar 3 aspectos: las facturas, los precios y los pagos.
¿Tienes todas las facturas de las compras que has realizado?
Es decir, si has recibido por parte de tus proveedores todas las facturas y las has contabilizado.
Dejar de recibir facturas significa dejar de contabilizar gastos y por lo tanto pagar más impuestos.
Si no tienes las facturas de gasto contabilizadas, no podrás deducirlos fiscalmente, por lo tanto, pagarás más impuestos.
Revisa todas tus facturas de compra y si hay alguna que te falta, llama a tu proveedor y pídela.
¿Cómo puedes revisar si tienes todas las facturas de proveedores?
Te doy 2 ideas:
- Gracias al tu presupuesto anual, que actúa como guía, podrás revisar todos los gastos previstos, y si te falta alguno del que no tengas factura investiga si realmente incurriste en él y si te falta la factura, y así , solicitalá. También puedes analizar los pagos hechos por el banco y ver si te falta de ellos la factura. Si es así puedes reclamarla.
- Llama a todos tus proveedores y pídeles que te manden un extracto de cuenta de todas las compras realizadas entre el principio de año y al final de año. Ahí podrás mirar su extracto y verificar si hay alguna que no tengas.
¿Has verificado que has pagado todas tus facturas?
A veces hay alguna factura que no has pagado. Puede que tu proveedor te la reclame y en ocasiones con intereses. Por lo tanto, asegúrate de haber realizado todos los pagos a tiempo.
Pagar a tiempo para mí es un principio de abundancia muy importante, igual que quiero cobrar a tiempo.
Es interesante pagar a tiempo y para lograrlo te propongo lo siguiente:
Establece un día al mes, o un día a la semana, para hacer pagos y hacerlos automáticamente y de manera puntual.
Porque también es importante que tengas reconocimiento en tu sector como buen pagador.
De esta forma, cuando deseas que un proveedor te conceda más línea de crédito, tendrás más probabilidades de que acepte porque eres puntual con tus pagos.
Antes de comprar cualquier cosa, ¿miras 3 opciones en el mercado?
Mi invitación siempre es a que pidas 3 presupuestos de cualquier servicio o producto que vayas a necesitar.
Te ayudará a conseguir los mejores precios con la mejor de las calidades.
Por supuesto, en el área de gastos y de compras, siempre recomiendo hacer un presupuesto anual para tener una foto de tus números para el próximo año (qué ingresos y gastos vas a tener, con qué dinero vas a contar, qué necesidades de tesorería vas a tener.
EL ÁREA DE IMPUESTOS
Como empresario o empresaria, es muy importante que tus impuestos los lleves al día.
Es fundamental que tengas claras cuáles son tus obligaciones fiscales y que tengas claro que pase lo que pase, salvo que te des de baja, tienes que presentar estos impuestos.
Pase lo que pase, hay que presentarlos a Hacienda.
Tanto si eres tú quien los elabora, cómo si es tu gestoría la que los prepara y presenta, pregúntate cada mes o cada trimestre: ¿Tengo copias de mis impuestos? Si no los tienes, encárgate de investigar qué ha ocurrido y solucionarlo con celeridad.
Responsabilízate porque es tu responsabilidad.
Aunque te lo lleve una gestoría, la responsabilidad es totalmente tuya. Así que asegúrate de que tus impuestos están presentados Pero también asegúrate que están pagados, porque puede que no tengas saldo en la cuenta, te hayan pasado el recibo, no se haya podido atender y finalmente no lo hayas pagado.
En términos generales, los impuestos que tenemos son el IVA, retenciones de IRPF y pagos a cuenta de IRPF o de sociedades. Puede que adicionalmente haya otros impuestos dependiendo del tipo de actividad que desarrolles.
Por tanto, es importantísimo que sepas cuáles son tus obligaciones tributarias, revisar si están presentadas las liquidaciones y tener los justificantes. Revisa también que efectivamente lo hayas pagado.
Esto es súper importante, porque luego vienen las notificaciones con las sanciones y es cuando todo se pone del revés.
Así que esta es otra de las áreas a revisar para una buena salud financiera para PYMES.
EL ÁREA DE INMOVILIZADO
En este apartado hablaremos de tu inmovilizado, todo aquello que tienes dentro de tu activo.
Por ejemplo, si tienes mobiliario, edificios, maquinaria o coches que son de tu propiedad.
En este sentido, es muy importante tener toda la documentación que demuestra tus propiedades, porque en cualquier momento Hacienda te la podría pedir.
Y además, deben estar amortizadas bajo un criterio que esté fiscalmente aceptado. Si a nivel contable tienes otro criterio de amortización, tu gestor deberá calcular las diferencias cuando haga el impuesto de sociedades,
Necesitas:
- Que esté bien contabilizado por su valor.
- Que esté amortizado cada año.
- Que ese criterio de amortización se mantenga.
- Que tengas el documento de propiedad en tus manos.
- Que estén físicamente, es decir, que puedas demostrar que físicamente ese inmueble o material es tuyo.
Y necesitas los documentos para justificar todo eso.
Mi recomendación es que tengas todos esos documentos en un PDF y los archives en una carpeta que yo denomino “archivo permanente”. De esta manera, los tendrás siempre a tu alcance y podrás demostrar en cualquier momento que tú eres el propietario o la propietaria de estos inmuebles.
EL ÁREA DE STOCK
Otra área fundamental a revisar para una buena salud financiera para PYMES es el stock.
Si tú tienes stock, hay dos cosas que necesitas tener muy claras:
- Que el inventario físico te cuadre con lo que tienes en contabilidad.
- Que esté bien valorado de acuerdo al método de elegido.
¿Qué te recomiendo para tener una buena salud financiera en el área de stock?
Te recomiendo que hagas un inventario físico al cierre del ejercicio.
Es importante hacerlo para saber que tienes ese número de existencias, que están bien registradas en tu sistema informático y bien valoradas.
Al finalizar el ejercicio, la variación en las existencias impacta mucho a los impuestos a pagar.
Te invito a revisar muy bien cómo tienes ese stock y establecer unas medidas de revisión y periodicidad donde todo quede registrado.
EL ÁREA DE TESORERÍA
Es muy importante que tengas una visibilidad al principio de cada mes de cuáles son los pagos y cuáles son los cobros que tienes que hacer y qué vas a recibir respectivamente.
Me parece interesante sentarse a estudiar cómo afrontarás el año que viene. Estas son las preguntas que te invito a reflexionar:
- ¿Cómo van a ser esas necesidades de tesorería?
- ¿Vas a necesitar en algún mes alguna ayuda?
- ¿Vas a ser capaz de disponer de toda esa tesorería?
- ¿Y qué pasaría si no vendes y cobras lo que estimas?
- ¿Y a qué plazo vas a cobrar?
- ¿A qué plazo vas a pagar?
Son criterios importantes a revisar en el área de tesorería para una buena salud financiera para PYMES.
Tal como hemos hablado anteriormente, puede que vendas mucho, pero si tú les das a tus clientes facilidad de pago a más de 30 o 60 días y luego resulta que tienes que pagar a tus proveedores antes de lo que cobras, vas a tener una diferencia importante que tendrás que resolver.
Por tanto, en el área de tesorería te recomiendo que revises cuáles van a ser tus necesidades y sin duda, una vez al año haz una planificación para ver cómo va a ir el año siguiente.
EL ÁREA DE DEUDAS
Después de ver tu stock, tus existencias y tu tesorería, otro área a revisar para una buena salud financiera para PYMES son tus deudas.
¿Qué intereses tienen tus deudas?
Mi propuesta es que revises si las deudas que tienes están cobrando unos intereses enormes.
Revisa:
- Cómo están tus créditos.
- Cómo está tu línea de crédito.
- Si la necesitas realmente.
- Si tienes que renovarla.
- Si tienes preparadas bien las cuentas anuales.
Revisa todo esto y mantenlo al día porque los bancos te van a pedir las cuentas anuales. Y precisamente para presentarles unas cuentas anuales que les inviten a confiar en ti, lo que estés aportado tiene que ser de calidad.
Es decir, el balance.
La realidad de lo que hay en esas cifras tienen que ser unos números de calidad para que tu banco te otorgue esos préstamos que necesitas, si es que estás en esa situación.
De manera que revisa todas esas líneas de crédito si las tienes que renovar y ten presente que te van a pedir la siguiente documentación: el balance, la cuenta de resultados, la memoria y los impuestos.
Si necesitas financiación, debes tener todo esto preparado para presentarlo.
A mí no me gusta pedir financiación, prefiero “financiarme yo sola”, con lo que tenemos en la compañía. Pero si es tu caso, ten presente que te van a pedir estos documentos y que deben tener una presencia para que luego te concedan estos préstamos.
EL ÁREA DE SEGUROS
Otro área que es importante destacar es el área de los seguros.
Como empresario tendrás quizá una serie de riesgos por tu actividad y los seguros son los que te van a cubrir de cualquier posible problema.
Te recomiendo que hagas una revisión de si tienes los seguros al día y si todos los posibles riesgos están cubiertos con un seguro, pero un seguro que esté en condiciones.
Un seguro que si ocurre un siniestro te cubra todo. Hay empresarios/as que por ahorrarse dinero contratan unas coberturas por debajo de lo que en realidad necesitan. Y luego llega cualquier problema y no esta cubierto.
Así que te invito a que una vez al año revises cómo están tus seguros y plantéate las siguientes preguntas:
- ¿Tu actividad está cubierta en ese seguro?
- ¿Las coberturas coinciden con lo que realmente estás haciendo?
- ¿Necesitas más tipos de seguro? ¿Cuáles necesitas ?
- ¿Tu oficina o espacio físico está cubierto?
- ¿Tienes el domicilio social bien actualizado?
- ¿El volumen de facturación es el adecuado?
- ¿Tus responsabilidades como administrador están cubiertas?
Te recomiendo hacer un pequeño listado y anotar las fechas de vencimiento, las compañías y los teléfonos y tenerlo así todo controlado.
EL ÁREA DE RECURSOS HUMANOS
Y por último, no olvidemos el área de recursos humanos, fundamental a revisar para una buena salud financiera para PYMES.
Para mí, el equipo es fundamental, es el área que más hay que cuidar, el área en la que mejor salud hay que tener.
En este área puedes analizar muchos aspectos, en cuanto a cifras se refiere te propongo algunas:
¿Están bien preparadas las nóminas?
Las nóminas deben estar bien preparadas y, de acuerdo al convenio colectivo, deben retener la cantidad de IRPF adecuada a la situación de cada empleado.
Para ello, el empleado debe presentar un modelo (145) que indique su situación personal, pero es tu obligación asegurarte que le estás realizando la retención correcta.
Revisa la situación personal de tus empleados y pide que la actualicen una vez al año para comprobar que todo está en orden. Ya que puede haber cambios, por ejemplo, que alguien haya tenido hijos o que haya cambiado su estado civil.
Revisa también si estas, como he dicho, pagándoles conforme a los criterios del convenio colectivo. Aquí tu gestoría te puede informar perfectamente de todo esto, pero asegúrate de que estás cumpliendo con la normativa.
¿Tienes un plan de prevención?
Asegúrate también de que tienes un plan de prevención de riesgos laborales hecho en condiciones, porque es algo que como empresario tienes que tener.
¿Tienes en cuenta la protección de datos?
Asegúrate también de que estás cumpliendo con toda la legislación de protección de datos.
Y, por supuesto, comprueba que tus empleados te han firmado cualquier documento que necesites, porque dependiendo de tu tipo de negocio, es posible que los empleados manejen datos de tus clientes. Y en este sentido es importante que te firmen un acuerdo de confidencialidad también.
EN DEFINITIVA
Todo esto forma parte de la salud financiera de tu empresa, de la salud financiera para PYMES.
Son asuntos que, como propietario o propietaria, tienes que asegurar están al día. de lo contrario sería un quebradero de cabeza.
De manera que te invito a que revises que estás cumpliendo con toda esta normativa.
Normalmente preparo un checklist para las compañías y recomiendo revisar una vez al mes que todo esté en orden. Esto es lo que me da tranquilidad, lo que me permite tener esa paz interior y saber que mi compañía está en orden para dedicarme a lo que realmente quiero mientras mi negocio avanza.
Así que recuerda lo importante que es tener estas áreas controladas. Toma los apuntes que necesites o consulta esta publicación siempre que quieras.
Incluso puedes ponerte en contacto conmigo en info@cristinaserranofranco.com si necesitas ayuda para potenciar tu negocio o poner estas cuestiones en orden.
En definitiva, puedes delegar todas estas áreas en otra persona pero siempre, siempre revisa y supervisa cómo se encuentra la situación en cada una de las áreas y ten una visión global de cómo está tu empresa.
Siéntate con esa persona una vez al mes y revisa en profundidad y de forma conjunta cómo van estas áreas. Ya sabes que en último término, es tu responsabilidad.
Deseo que todo esto no lo veas como un horror, el horror de llevar las cuentas. Me gustaría que lo vieras en positivo, como la salud financiera de tu empresa.
Disfrutar de un negocio equilibrado y ordenado te permite ofrecer tus talentos y servicios desde un lugar de tranquilidad y paz interior.
Espero que este artículo te ayude a tomar consciencia de que tener todo esto en orden te va a dar paz y tranquilidad. Descansarás por las noches y sobre todo podrás anticiparte, establecer prioridades y tomar decisiones.
Si quieres que lo revisemos juntos, te dejo aquí mi propuesta de mentorías para que podamos poner en orden tu empresa y que tu trabajo sea efectivo y se vea reflejado en tus resultados.
Tienes un negocio, es un gran negocio y todas estas áreas es importante que las repases para vivir con tranquilidad, disfrutar de una buena salud financiera y desde ahí poder potenciar y escalar tu empresa.
Si lo deseas, puedes ver este vídeo donde te explico todas estas áreas y herramientas.
Muchas gracias por haberme leído.
Espero que tengas un maravilloso día.
